Kali ini saya mau membahas tips sukses menjadi host zoom meeting berdasarkan pengalaman pribadi. Minggu lalu, saya mendapat kesempatan menjadi panitia acara bagian sie.IT di Komunitas Ibu Profesional Batam. Dalam rangka, anniversary IP Batam ke 6 tahun. Hal ini menjadi pengalaman pertama saya bisa bergabung dalam kepanitiaan IP Batam sekaligus menjadi sie.IT. Karena saya terbilang masih baru bergabung di IP Batam, senang sekali bisa menjadi bagian di acara ini.
Saya mendapatkan peran untuk menjadi host zoom meeting di webinar bakat dan keluarga yang diadakan. Untuk pertama kali saya jadi host, dimana sebelumnya tidak ada pengalaman untuk menggunakan zoom di laptop. Biasanya saya menggunakan aplikasi zoom hanya melalui Hp dan menjadi peserta saja.
Nah, untuk pertama kali saya yang menjadi host zoom meeting pada webinar. Dalam pengoperasiannya perlu beberapa yang dipahami agar sukses berjalannya sebuah acara webinar. Sebelum membahas lebih lanjut cara menjadi host zoom meeting, simak peran apa saja yang ada di zoom meeting untuk webinar.
Host
Host artinya seseorang yang memiliki semua akses dalam zoom meeting. Host bertugas untuk mengatur jadwal meeting, termasuk mengatur partisipan yang ikut selama zoom meeting berlangsung. Orang yang bisa menjadi host harus memiliki akun zoom basic ataupun pro. Host dapat melakukan beberapa tindakan penting agar lancarnya acara suatu webinar. Misalnya, memulai dan menghentikan webinar, merekam berjalannya webinar, mengaktifkan waiting room agar peserta yang mengikuti berdasarkan sudah daftar sebelumnya, mematikan kamera dan audio seluruh peserta, mengatur tampilan saat webinar berlangsung agar bisa fokus pada pemateri, membantu moderator menampilkan materi untuk berjalannya acara webinar.
Co-host
Host akan ditemani oleh beberapa co-Host agar selama zoom meeting berjalan dengan baik dan lancar. Co-host hanya dapat ditunjuk oleh host. Co-host berfungsi untuk membantu moderisasi selama berjalannya zoom meeting. Contohnya mengecek microphone peserta untuk dimute sementara ketika acara berlangsung, mengecek kolom cek, dan sebagainya.
Panelis
Panelis adalah seseorang yang menjadi bintang tamu selama webinar berlangsung. Biasanya disebut sebagai pemateri. Untuk menjadi pemateri akan diberi undangan khusus oleh host webinar. Sebagai pemateri dalam webinar dapat berbagi layar untuk memperlihatkan materi yang akan disampaikan.
Peserta
Peserta atau biasa disebut partisipan dalam zoom meeting. Partisipan memiliki peran untuk mengikuti jalannya acara, mendengarkan pemaparan materi yang disampaikan dengan baik. Sebagai partisipan selama webinar berlangsung bisa berinteraksi dengan host dan pemateri dengan menekan tombol raise hand atau mengirim pesan di kolom chat.
Tips Menjadi Host Zoom Meeting di Webinar Online
Persiapan Sebelum Webinar
1. Persiapkan Diri
Karena ini menjadi kali pertama menjadi host webinar penting sekali untuk persiapkan diri bahwa yakin bisa menjalaninya. Tentu hal penting untuk berdoa agar diberikan kelancaran selama acara webinar berlangsung. Selain itu, pastikan juga untuk mempersiapkan perangkat yang akan digunakan webinar. Misalnya, laptop dalam keadaan baik, koneksi internet stabil, handphone untuk berkomunikasi dengan panitia lainnya, sudah mendownload aplikasi zoom di laptop dan tanamkan rasa percaya diri agar tenang.
2. Persiapkan Materi yang Dibutuhkan
Jika dalam acara webinar, akan ada materi yang akan perlu dibagikan saat acara berlangsung. Maka sebagai host kita perlu mempersiapkan terlebih dahulu. Namun, tidak hanya materi saja yang perlu dipersiapkan. Agar acara webinar terlihat menarik, sebagai host perlu menampilkan pamflet bagian pembukaan,hingga pamflet setiap sesi sesuai rundown yang telah ditentukan. Nah, agar tidak kesulitan saat acara berlangsung, kita bisa mengurutkan sesuai dengan rundown acara.
3. Latihan Bersama Moderator
Selama berjalannya acara perlu bekerja sama dengan tim lainnya. Salah satunya moderator, karena moderator merupakan orang yang memiliki peran memandu jalannya acara. Penting agar bisa saling terhubung baik selama webinar berlangsung, perlu membangun chemistry antara keduanya. Maka, latihan sebelum hari webinar perlu dilakukan.
Tips Sukses Menjadi Host Webinar Online
1. Jangan Panik
Saya sempat khawatir sebelum acara webinar akan terjadi hal yang tidak diinginkan. Bahkan perasaan yang saya rasakan sampai tidak nafsu makan. Saking khawatirnya karena ini menjadi hal pertama bagi saya. Apalagi peserta yang mendaftar sampai 200 orang. Terbayang sudah apabila saya mengalami kesalahan sedikit akan dilihat oleh banyak orang.
Cara mengusir kekhawatiran dan rasa takut sebelum acara webinar. Saya membuat afirmasi positif untuk diri sendiri. Bahwa saya bisa melakukannya dengan baik dan tetap tenang. Karena dengan tetap tenang, saya jadi bisa mengoperasikan aplikasi zoom secara fokus dan tepat. Oleh karena itu, penting membuat afirmasi positif agar terbentuk pikiran bahwa kita bisa menjalaninya dengan baik.
2. Pastikan Koneksi Internet Stabil
Terkadang ketika ikut acara webinar online, saya pernah mengalami menonton dengan tersendat, lambat, bahkan video dengan audio tidak sinkron atau terhenti. Cukup sering terjadi permasalahan dengan alasan jaringan internet lambat. Maka, menyiapkan koneksi internet yang stabil menjadi modal utama juga untuk webinar. Pilihlah paket data atau wifi yang memiliki sinyal stabil.
3. Menggunakan Perangkat yang Memadai
Perangkat yang digunakan yaitu laptop. Gunakan laptop dalam keadaan full charge jangan sampai tiba-tiba low battery. Akan kesulitan bila tidak mempersiapkan kondisi laptop yang baik. Bisa jadi saat tengah acara, malah sibuk mencari charger atau sibuk mengecas laptop.
4. Bekerja Sama dengan Co-Host dan Moderator
Dalam webinar online kita tidak bisa hanya melakukan sendiri. Perlu kerjasama tim agar acara berjalan dengan lancar. Jadikan beberapa orang sebagai Co-host untuk membantu jalannya acara webinar. Lalu, fokus dengan panduan dari moderator yang menjadi pemandu selama acara. Cukup menampilkan materi atau flayer setiap sesi acara dengan petunjuk yang diberikan moderator.
Penutup
Saya mendapatkan peran menjadi host zoom meeting merupakan pengalaman berharga. Karena dengan mengambil peran ini, menambah ilmu serta menjadi bisa mengoperasikan zoom lebih mahir. Semoga tips sukses menjadi host zoom meeting dalam webinar online bisa diaplikasikan oleh teman-teman. Bagaimana menurut kalian? Apakah ada yang memiliki pengalaman menjadi host zoom meeting dalam webinar kah?
Referensi :
https://support.zoom.us/hc/id/articles/360000252726-Peran-di-Zoom-Webinar#:~:text=Host%20webinar%20adalah%20pengguna%20yang,ada%20satu%20host%20dalam%20webinar.
